Składanie zawiadomień do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) jest jednym z kluczowych elementów z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML). Każda instytucja obowiązana powinna – z uwzględnieniem specyfiki prowadzonej przez nią działalności – mieć opracowane i wdrożone procedury dotyczące składania zawiadomień do GIIF.
Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Ustawa AML) nakłada obowiązek składania zawiadomień w następujących przypadkach:
• okoliczności wskazują na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu (art. 74 Ustawy AML),
• powzięcie uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu (art. 86 Ustawy AML),
• przeprowadzenie transakcji podejrzanej w przypadku, gdy złożenie zawiadomienia przed jej przeprowadzeniem nie było możliwe (art. 90 Ustawy AML).
Okoliczności skutkujące koniecznością złożenia zawiadomienia do GIIF są wynikiem stosowania przez instytucje obowiązane środków bezpieczeństwa finansowego, w szczególności Know Your Customer (KYC) i bieżące monitorowanie transakcji klienta. Wszelkie nietypowe okoliczności powinny zostać szczegółowo przeanalizowane oraz – jeżeli instytucja obowiązana ma uzasadnione podejrzenia – złożyć zawiadomienie do GIIF.
Ważne: zawiadomienia powinny być składane wyłącznie za pośrednictwem systemu informatycznego GIIF: https://giif.mofnet.gov.pl/#/
Ustawa AML wskazuje następny katalog informacji, jakie powinny znaleźć się w zawiadomieniu do GIIF:
1) Dane identyfikacyjne klienta, osoby upoważnionej i beneficjenta rzeczywistego;
2) Posiadane dane identyfikacyjne osoby niebędącej klientem instytucji obowiązanej;
3) Rodzaj i wielkość wartości majątkowych i miejsce ich przechowywania;
4) Numer rachunku prowadzonego dla klienta instytucji obowiązanej przekazującej zawiadomienie, oznaczony identyfikatorem IBAN lub identyfikatorem zawierającym kod kraju oraz numer rachunku w przypadku rachunków nieoznaczonych IBAN;
5) Posiadane informacje o transakcji lub próbie jej przeprowadzenia, tj. ID transakcji, data lub data i godzina przeprowadzenia transakcji, dane identyfikacyjne klienta wydającego dyspozycję oraz pozostałych stron transakcji, kwotę i walutę transakcji albo wagę i próbę złota dewizowego lub platyny dewizowej będących przedmiotem transakcji, rodzaj i tytuł transakcji, przedmiot transakcji, sposób wydania dyspozycji lub zlecenia przeprowadzenia transakcji, numery rachunków wykorzystanych do przeprowadzenia transakcji oznaczone identyfikatorem IBAN lub identyfikatorem zawierającym kod kraju oraz numer rachunku w przypadku rachunków nieoznaczonych IBAN;
6) Wskazanie państwa Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z którym jest powiązana transakcja, jeżeli została przeprowadzona w ramach działalności transgranicznej;
7) Posiadane informacje o rozpoznanym ryzyku prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz o czynie zabronionym, z którego mogą pochodzić wartości majątkowe;
8) Uzasadnienie przekazania zawiadomienia.
W przypadku składania zawiadomienia o przeprowadzeniu transakcji podejrzanej, należy dodatkowo dołączyć uzasadnienie braku wcześniejszego zgłoszenia.
Warto pamiętać, że w przypadku mobilnych płatności lub kart przedpłaconych (BLIK, Google Pay etc.), instytucje obowiązane powinny gromadzić dane tożsame z danymi gromadzonymi przy transakcjach wykonywanych poprzez tradycyjne schematy płatnicze. Natomiast jeśli instytucja obowiązana nie posiada pełnych danych i pomimo podjęcia możliwych czynności nie jest w stanie ich uzupełnić, powinna ona wskazać przyczynę ich niepozyskania przed wysłaniem zawiadomienia w ramach analizy prowadzonej w celu potwierdzenia lub wykluczenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
Nowoczesne metody płatności generują także konieczność podania dodatkowych danych w zawiadomieniu do GIIF, np. informacje o właścicielu karty powiązanej z aplikacją Google Pay lub Apple Pay, bank podmiotu realizującego transakcję, numer telefonu odbiorcy – gdy jest elementem identyfikacji transakcji.
W praktyce najwięcej problemów pojawia się na etapie sporządzania uzasadnienia przekazania zawiadomienia do GIIF. Ustawa AML nie zawiera szczegółowych wytycznych co do treści i formy takiego uzasadnienia. Wobec tego instytucje obowiązane powinny kierować się wytycznymi GIIF opublikowanymi w Komunikacie nr 22 oraz Komunikacie nr 91, które wskazują, jakie informacje powinno zawierać uzasadnienie zawiadomienia.
Zgodnie z ich treścią, uzasadnienie powinno zawierać:
• informacje i dokumenty zebrane przed nawiązaniem stosunków gospodarczych,
• informacje zebrane w trakcie trwania stosunków gospodarczych,
• opis środków bezpieczeństwa finansowego zastosowanych po ustaleniu okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa oraz ich wynik,
• czynności podjęte w stosunku do klienta po ustaleniu okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa oraz ich efekt,
• informacje i dokumenty poddane analizie po ustaleniu okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa oraz jej efekt,
• wpływ ustalenia okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa na stosunki gospodarcze,
• informacje o miejscu i sposobie założenia rachunku,
• dane pozyskane z innych komórek organizacyjnych instytucji obowiązanej, ewentualnie dokumenty pochodzące ze źródeł zewnętrznych,
• kopie stosownych umów, dokumentów identyfikacyjnych, zawiadomień do prokuratury, postanowień prokuratury itp.
GIIF przypomina także, że w przypadku, gdy uzasadnieniem zawiadomienia jest informacja uzyskana ze źródeł zewnętrznych (np. organów ścigania) lub skierowanie przez instytucję obowiązaną zawiadomienia do prokuratury należy dołączyć kopię odpowiednich dokumentów.
Termin na złożenie zawiadomienia i czynności podejmowane przez instytucje obowiązanie po jego złożeniu
Przepisy Ustawy AML zobowiązują instytucje obowiązane do składania zawiadomień niezwłocznie, co oznacza, że powinny one złożyć zawiadomienie w najszybszym realnym terminie, po wykonaniu wszystkich czynności w celu ustalenia, czy w konkretnej sytuacji zachodzą uzasadnione okoliczności obligujące do złożenia zawiadomienia. Jedynie w przypadku opisanym w art. 74 Ustawy AML, ustawodawca wskazał, że zawiadomienie powinno być złożone nie później niż w terminie 2 dni roboczych.
Należy bezwzględnie pamiętać, że samo przekazanie zawiadomienia do GIIF nie zwalnia instytucji obowiązanych z obowiązku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Zgodnie z wytycznymi GIIF, instytucja obowiązana może w takich sytuacjach rozważyć zastosowanie środków wynikających z art. 41 ust. 1 Ustawy AML, tj. nie nawiązać stosunków gospodarczych lub nie przeprowadzić transakcji okazjonalnej, a nawet rozwiązać stosunki gospodarcze z klientem.
Ponadto, gdy okoliczności generujące uzasadnione podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu przez klientów instytucji obowiązanej powtarzają się, powinny one uwzględnić je w wewnętrznych procedurach AML oraz wykorzystać je do doskonalenia procesów AML.
Autor: adw. Aleksandra Skrzypczyńska
Wszystko zaczyna się od rozmowy
Po wysłaniu wiadomości skontaktuję się z Tobą
w ciągu 24 godzin.
